Procrastination, distraction : comment devenir efficace ?

Derrière ce titre barbare et prometteur se cachent des techniques simples à mettre en place pour vaincre la procrastination et la distraction. Avec les réseaux sociaux, les vidéos de chats ou encore les snap de tes potes, tu as toujours un truc pour venir te taquiner pendant que tu travailles.

Je sais que tu procrastines ou que tu te laisses distraire. Si ça peut te rassurer moi aussi. Peut-être moins que la moyenne, mais ça m’arrive, je suis un humain comme toi.

J’ai adopté des méthodes de productivité pour être dans un autre monde quand je me mets au travail. Je gagne un temps fou (vraiment). Un petit tour d’horizon de quelques une de mes techniques. Je n’ai rien inventé, c’est juste du pur bon sens.

Si tu veux aller vraiment plus loin, tu peux lire le livre La semaine de 4 heures de Timothy Ferriss. Tu sauras mettre en oeuvre une stratégie complète de productivité, et ça changera ta vie.

Qu’est-ce que tu vas gagner en étant plus efficace ?

Du temps. Mais pas seulement, en étant plus rapide et en gérant convenablement ton emploi du temps tu vas aussi gagner en organisation. Et c’est là que tu me dis qu’au final ça n’est que du temps. Eh bien non ! Tu vas également améliorer la qualité de ce que tu fais.

Si pour le temps passé tu abats deux fois plus de travail, tu pourras te concentrer sur la qualité de celui-ci. Et donc par exemple monter le prix de vente ou le coût horaire de ton service. Si tu vends du produit, tu seras surement capable de passer plus de temps à faire de la recherche de prospects et donc vendre plus en travaillant moins !

Loin d’être un guide absolu (j’en prépare un, ne t’inquiète pas !), c’est plutôt une liste d’astuces simple à mettre en place que je vais donner ici.

Elles sont bien sûr dédiées aux personnes qui travaillent dans un bureau, et la plupart du temps également à des personnes qui sont à leur compte. Mais si tu es salarié(e), ces astuces peuvent te permettre d’améliorer ta productivité et qui sait, demander une augmentation de salaire à la fin de l’année ! 😉

Si tu n’as pas besoin de ton smartphone, vire-le

Clairement, c’est ton pire ennemi. Quand tu bosses, ton téléphone est un peu le diablotin sur ton épaule qui vient te dire d’arrêter. De prendre une petite pause de cinq minutes. NON. Si tu n’en as pas besoin pour travailler, éteins-le, ou mets-le loin de toi.

Et s’il y avait une urgence ? Bien vu ! L’idéal est de passer certaines personnes en sonnerie autorisée et d’autres en sourdine. Préviens tes amis et dis-leur de ne pas t’appeler pendant tes horaires de travail.

J’ai réussi au fil des années à faire comprendre à mon entourage que répondre au téléphone était la chose pour laquelle j’étais le moins qualifié. On est en 2017, ils m’envoient un mail, ou un message sur une application, ça ira bien.

Si tu résous le problème “Smartphone”, déjà une grosse partie du travail est faite. C’est vraiment un point noir de ta productivité.

Téléphone sur un bureau d'une personne qui fait des papiers
Vire-moi ce téléphone de ton bureau !

Ne va pas sur des sites chronophages

Ça peut sembler évident, mais qui n’a pas été voir son Facebook même deux minutes pendant les horaires de bureau ?

C’est un comportement à bannir. Tu as deux choix qui s’offrent à toi.

Soit, tu es une personne digne de confiance envers elle-même, et dans ce cas il te suffit de ne plus y aller. Tu finiras par ne plus y penser, et tu auras d’ailleurs beaucoup plus de choses à voir le soir quand tu seras en mode “posé” à la maison.

Soit, tu es un lâche incapable de respecter les objectifs que tu t’es fixés, tu es un drogué des réseaux sociaux. Comme beaucoup de gens. Et là, on rentre dans la catégorie du soin. Je te conseille d’installer une extension de navigateur qui va te permettre de bloquer une liste de sites durant tes horaires de bureau.

J’ai commencé comme ça, avec l’extension Chrome StayFocusd. Cette petite perle te permet de définir le temps maximum que tu as le droit de passer sur certains sites chaque jour. De bloquer les sites pendant une certaine durée, c’est un ami de ta productivité.

Je m’en suis servi à la base pour compter le temps que je perdais par jour sur les réseaux sociaux et sur les sites chronophages. J’étais à deux heures le premier jour. Et là, j’ai vraiment décidé qu’il était temps de changer ça. J’ai mis 30 minutes par jour dans le compteur de la distraction web.

Pendant quelques semaines, je m’y suis tenu. Puis petit à petit, il y a eu un effet libérateur qui s’est appliqué sur moi. À la fin du deuxième mois, je n’allais pas sur les réseaux sociaux certains jours. Ni même sur des sites chronophages.

Je n’ai plus l’extension, je suis soigné, et je n’en ai plus besoin. Je gère mon temps de manière efficace. Je fais poireauter les gens sur Messenger quand je travaille, et je n’en ai rien à faire, puisque je bosse et que je suis concentré sur ma tâche.

Enfin, si tu es vraiment accro et tout particulièrement à Facebook, je te conseille l’extension News Feed Eradicator. Elle te permet de ne plus avoir de fil d’actualité. Il est remplacé par une citation, on en parle plus une bonne fois pour toutes.

Tablette avec Netflix
Utiliser Netflix quand tu bosses ? Brillante idée.

Dresse une liste des choses à faire aujourd’hui et demain

Et respecte-la. Ça ne sert à rien de vouloir tout faire aujourd’hui, fais des listes réalisables. Sinon tu risques de sombrer dans le désespoir chaque jour où tu n’arrives pas au bout de cette liste.

Trie-la d’abord par ordre de réalisation. Je ne suis pas maçon, mais par exemple on construit rarement le toit d’une maison en premier, sinon bah… il tombe. Par contre, on fait d’abord les fondations, puis les murs et enfin le toit.

C’est pareil dans ton boulot. Certaines tâches peuvent avoir une influence sur les prochaines, organise-moi ça intelligemment.

Pense également à décomposer tes actions. Sois capable de séparer une grosse charge de travail en itérations plus petites et facilement réalisables.

Le maçon ne construit pas son mur en une session de travail. Il pose une brique par une brique jusqu’à obtenir le mur. D’ailleurs, son mur n’est pas fini dans la journée. Il s’est fixé une hauteur de mur à atteindre aujourd’hui, si tu fais comme lui, ne brule pas les étapes, car tu perdras du temps.

Récompense-toi après avoir réussi une tâche

C’est un point qui peut sembler vraiment bête. Mais quand tu entreprends un projet, généralement tu y as pensé un minimum. Tu as une sorte de To-Do list qui attend juste de recevoir des petites croix.

Regarde ton projet, et analyse les grandes tâches. Celles qui vont te prendre du temps certes, mais c’est bien celles-ci qui vont te faire avancer. À chaque fois que tu accompliras une de ces tâches, récompense-toi, car tu l’as mérité.

Comment se récompenser intelligemment ? Je ne te parle pas ici d’acheter une villa à chaque fois que tu as répondu à un e-mail.

Mais plutôt d’aller manger au restaurant en semaine quand tu as fait une grosse avancée dans ton projet. D’aller boire un verre quand tu avais une grosse journée prévue sur ta To-Do list et que tu l’as rayée d’une main de maître.

Tu peux aussi voir d’autres récompenses même sans parler de dépenser de l’argent.

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Sois chaud et profites-en !

Quand tu travailles, tu te rends compte que tu es hyperefficace à un instant “T”. Profites-en. Ce n’est pas parce que tu as accompli toutes les tâches de ta liste qu’il faut s’arrêter en si bon chemin.

Prenons un exemple : il est 16 h 30, tu as fini d’écrire un article pour ton blog en moins d’une heure. Tu as été rapide et c’est propre. Aujourd’hui, tu as nettement dominé la liste de tes tâches et tu te sens comme un héros. Normalement ta journée s’arrête vers 17 h – 17 h 30.

CONTINUE ! Si tu es chaud comme la braise, commence un autre article de blog, prévois la liste des choses à faire demain, passe sur ton blog et va répondre aux commentaires des visiteurs.

Tu peux finir plus tôt, mais ce n’est pas une bonne habitude si tu travailles à la maison, je dirais même que c’est le début de la fin.

Profite justement de cet instant ou tu es capable d’abattre des montagnes pour gagner un temps fou sur des choses qui peuvent te sembler ridicules, mais qui en s’additionnant sont très longues à réaliser.

Écran d'ordinateur avec un fond d'écran "Do More"
Tu as l’occasion d’en faire plus ? Fais-le.

Consulter les mails à heures fixes, et pas toute la journée

C’est surement la tâche la plus dure que j’ai à faire. Je reçois une quantité raisonnable de mails, mais j’ai vraiment tous les symptômes du drogué de l’email.

Donne-toi deux rendez-vous par jour pour répondre à tes mails. Attribue à chacune de tes sessions un maximum de temps. Si tu lis tes mails à 7 h 30 le matin pendant 10 minutes, tous les mails qui restent seront lus au prochain rendez-vous à 17 h. Et ainsi de suite.

Le problème, ça n’est pas vraiment de lire les mails, c’est plutôt d’y répondre qui prend du temps, mais surtout les actions auxquelles tu vas t’engager si tu réponds.

Exemple : je travaille pour un client qui veut un site. Au premier tour de mes mails ce matin le client m’a envoyé un nouveau logo à intégrer sur le projet. Mais, pas de chance, j’ai passé 10 minutes sur mes mails, je ne l’ai pas vu. Ça repousse ma lecture de son mail à ce soir 17 h.

17 h, j’ouvre ma boite mail, dans le bon ordre : les messages les plus anciens en premiers. Je lui réponds que ça sera fait demain. Je l’ajoute sur ma To-Do list pour demain.

Que retenir de tout ça ? Si ce matin j’avais pris le temps de lire cet email, j’aurais surement mis en place le nouveau logo de mon client sur son site.

J’aurais perdu du temps de travail à lire et à répondre à son mail, mais en plus j’aurais effectué une action supplémentaire par rapport à la liste que je m’étais fixée aujourd’hui.

Je n’aurais peut-être pas réussi à accomplir toute ma liste et j’aurais été déçu ce soir de ne pas aller boire une bière pour me récompenser !

Boîtes aux lettres de différentes formes et couleurs
Tes emails peuvent attendre. Tu as du boulot.

Conclusion

Avec quelques astuces, et un peu d’effort, la procrastination tu vaincras. Tu te rends compte à la fin de cet article qu’il ne faut pas grand-chose pour améliorer ton temps de travail.

J’ai aussi ajouté quelques petits trucs dans ma vie pour ne plus me laisser distraire :

  • J’ai supprimé presque toutes les applications sur mon téléphone qui ne me servaient pas plus d’une fois par semaine. C’est un moyen d’éviter de se laisser distraire, mais aussi d’aller plus vite pour accéder aux applications utiles. Je n’ai plus que quelques applications inutiles, mais je les garde, ce sont mes faiblesses : “Le Monde”, “Pokémon Go” (oui), “Instagram”, “Meetup” et cette saloperie de “Messenger” vu que les SMS n’ont jamais existés pour moi.
  • J’ai utilisé des sonneries différentes en fonction des gens qui m’appellent. Il y a des personnes pour qui je décrocherai toujours et d’autres que je rappellerai plus tard.
  • J’ai installé l’application Todoist, c’est hyper pratique, ça se colle sur Chrome, sur ton Smartphone, c’est vraiment de la balle, tu as ta To-Do list avec ce que tu dois faire par projet, tu peux mettre des tâches récurrentes,…
  • Sur mon PC, j’ai installé un truc qui tue ma vie privée, qui s’appelle RescueTime, qui permet de détailler ton activité et d’obtenir des graphiques de l’utilisation que tu fais de ton ordinateur.
  • Également pour les développeurs, l’application Wakatime que je conseille vivement qui loggue aussi l’activité, mais qui en plus permet de trier par projet. Idéal pour un freelance qui souhaite exactement savoir combien de temps il a passé à coder pour un client !

Bref, je trouverai toujours des trucs pour éviter de me laisser distraire et pour avancer plus vite. Et toi, c’est quoi tes trucs ? As-tu des astuces que tu souhaites partager ici ? Des retours sur les bonnes habitudes que je viens de donner ?

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